Aunque muchas veces se utilizan el Canal de Denuncias y Sistema Interno de Información como si fueran lo mismo, no tienen exactamente el mismo significado.
Podemos decir que el Canal de Denuncias forma parte del Sistema Interno de Información, pero no lo sustituye. Tener un canal habilitado es importante, pero no siempre significa que la empresa tenga implantado un sistema completo y conforme a la normativa.
Diferencia principal entre Canal de Denuncias y Sistema Interno de Información
La diferencia principal entre ambos conceptos está en su alcance.
El Canal de Denuncias es la herramienta o vía de comunicación. Es el punto de entrada que permite a una persona informar sobre una conducta irregular. Puede ser una plataforma digital, un formulario web, una dirección de correo electrónico, una línea telefónica, una dirección postal o incluso una reunión presencial cuando la persona informante lo solicite.
El Sistema Interno de Información, por su parte, es todo el mecanismo que permite que esa comunicación se gestione correctamente. Incluye el canal, pero también el procedimiento que debe seguirse, la persona responsable, los plazos, las medidas de confidencialidad, la protección frente a represalias y la documentación interna necesaria.
Por ejemplo, una empresa puede tener un formulario en su página web para recibir comunicaciones. Ese formulario puede funcionar como Canal de Denuncias. Pero si la empresa no sabe quién debe recibir la denuncia, cómo debe tramitarla, qué plazos debe respetar, cómo debe proteger los datos o cómo debe informar a la persona denunciante, entonces no tiene un Sistema Interno de Información completo.
Esta diferencia también ayuda a entender por qué no basta con crear una dirección de correo electrónico y pensar que con eso la empresa ya ha cumplido. El canal es solo una parte. Lo importante es que exista una gestión segura, ordenada y documentada detrás.
Qué elementos incluye el Sistema Interno de Información
El Sistema Interno de Información está compuesto por varios elementos. Todos ellos son importantes para que el canal funcione correctamente y no se quede en una simple herramienta sin gestión real.
Canal interno de información
Es la vía a través de la cual se reciben las comunicaciones.
Este canal debe ser accesible, seguro y fácil de utilizar. Además, debe permitir que las personas informantes puedan comunicar los hechos de forma clara y con garantías.
Un buen canal no debe ser complicado ni generar desconfianza. Si la persona que quiere informar no entiende cómo usarlo o no confía en su confidencialidad, es probable que no lo utilice.
Responsable del Sistema Interno de Información
Esta persona u órgano es quien se encarga de supervisar el correcto funcionamiento del sistema. Su papel es esencial, ya que debe garantizar que las comunicaciones se tramiten de forma adecuada y que se respeten las garantías previstas.
Procedimiento de gestión de informaciones
Debe explicar qué ocurre desde que se recibe una comunicación hasta que se cierra el expediente. Es decir, debe marcar el paso a paso para que la empresa sepa cómo actuar en cada fase.
Política interna del Sistema Interno de Información
Debe explicar de forma sencilla para qué sirve el canal, quién puede utilizarlo, qué tipo de hechos pueden comunicarse, qué garantías existen y cómo se protege a las personas informantes.
La política tiene una función informativa y preventiva. Sirve para que la plantilla y otras personas vinculadas con la empresa sepan que existe un canal, entiendan cómo funciona y conozcan sus derechos.
Garantías de confidencialidad y protección
La empresa debe garantizar que la identidad de la persona informante, de la persona afectada y de cualquier tercero mencionado en la comunicación esté protegida. Esto implica limitar los accesos, controlar quién puede consultar la información y evitar cualquier difusión indebida.
Registro, trazabilidad y conservación de la información
La trazabilidad permite acreditar que la empresa ha actuado correctamente, que ha respetado los plazos y que ha seguido el procedimiento previsto.
También es importante conservar la información solo durante el tiempo necesario y conforme a la normativa aplicable en materia de protección de datos.
Información clara y accesible
La empresa debe informar de forma clara sobre la existencia del canal, su funcionamiento y las garantías que ofrece. Si dispone de página web, el acceso al Canal de Denuncias debe estar visible y ser fácil de localizar.
Por qué no basta con tener un Canal de Denuncias
Un canal sin sistema puede generar varios riesgos.
- Falta de confidencialidad. Si demasiadas personas tienen acceso a las comunicaciones o si no existen medidas de seguridad adecuadas, la identidad de la persona informante podría quedar expuesta.
- Incumplimiento de plazos. La empresa debe gestionar las comunicaciones dentro de unos tiempos determinados. Si no hay una persona responsable ni un procedimiento claro, es fácil que se produzcan retrasos o errores.
- Falta de protección frente a represalias. Una de las finalidades principales de la normativa es que las personas puedan informar sin miedo. Si la empresa no ha previsto medidas de protección, el canal pierde gran parte de su utilidad.
- Mala gestión de la denuncia. Ante una comunicación delicada, la empresa necesita saber cómo actuar, qué información solicitar, quién debe intervenir, cómo documentar la investigación y cómo cerrar el expediente.
En definitiva, el Canal de Denuncias es una pieza esencial que debe formar parte de una estructura más amplia. De esta forma, puede cumplir su función de permitir que las irregularidades se comuniquen de forma segura, proteger a quienes informan y ayudar a la empresa a actuar de manera rápida, ordenada y responsable.
