Preguntas frecuentes
Todo lo que necesitas saber sobre el Canal de Denuncias
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Cómo es un Canal de Denuncias
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, por la que se regula la protección de las personas físicas que denuncien infracciones normativas y la lucha contra la corrupción, es obligatorio que las empresas de 50 o más trabajadores establezcan un canal de denuncias. Este canal debe implementarse de acuerdo con los requisitos establecidos por la legislación.
Adicionalmente, las empresas obligadas a implementar un canal de denuncias también deben designar un Delegado de Protección de Datos (DPO) obligatorio. Este requisito se aplica a todas las empresas con más de 50 empleados que manejan datos sensibles o pueden presentar riesgos para la privacidad, la seguridad o la integridad de los interesados
La legislación española ha adoptado esta normativa a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Las empresas con más de 250 trabajadores tendrán 3 meses desde su publicación en el BOE para adaptarse a la normativa (contando con un período de excedencia por vacatio legis de 20 días). El resto de empresas obligadas tendrán de plazo para implementar el canal de denuncias hasta el 1 de diciembre de 2023.
No establecer un canal de denuncias, impedir su funcionamiento o el trabajo de sus administradores, violar la confidencialidad y el anonimato del canal, o tomar represalias contra los denunciantes son algunas de las acciones que sanciona la normativa. Estas sanciones, aplicables tanto a personas físicas como a empresas, pueden alcanzar hasta 300.000 € para personas físicas y hasta 1 millón de € para empresas en los casos de mayor gravedad.
Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa consiste en seguir estos pasos:
- Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
- Nombrar al responsable del canal de denuncias.
- Elaborar el reglamento del canal.
- Establecer el protocolo de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
- Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
- Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
- Difundir la existencia del canal de denuncias y su reglamento.
El Canal de Denuncias debe independiente de otros canales de información además de ser fácilmente accesible, fomentando un diálogo entre el denunciante y el receptor garantizando la confidencialidad y anonimidad de las partes vinculadas. Se debe facilitar la presentación de informes garantizando que empleados y otras partes interesadas puedan expresar sus preocupaciones y se le de resolución dentro de los tiempos estipulados.
Un Canal de Denuncias debe:
- Ser confidencialidad y anónimo
- Permitir todos los formatos de archivo
- Tener un Protocolo de Uso
- Tener un procedimiento de tramitación e investigación
- Tener un Código Disciplinario
- Registro y acuse de recibo
- Informar a todas las partes interesadas
En el contexto del proceso de denuncia, el denunciante tiene la facultad de decidir si desea divulgar o no sus datos personales. Si el opta por mantener su anonimato, es importante tener en cuenta que deberá asumir la responsabilidad de dar seguimiento a su denuncia a través del Canal de Denuncias, a fin de estar informado sobre el progreso y la resolución de las denuncias que haya interpuesto. A tales efectos, el sistema proporcionará al denunciante un identificador de usuario y una contraseña que le permitirá acceder al estado de avance de la denuncia. Cabe mencionar que el Canal de Denuncias opera de manera independiente a la empresa y no registra información relativa a la dirección IP desde la cual el usuario se conecta.
Respecto a la garantía del anonimato del denunciante, es fundamental entender que al presentar una denuncia no se requiere proporcionar datos personales. En su lugar, se asignará al denunciante un código personal vinculado al caso, el cual le permitirá volver a acceder a la denuncia en el futuro.
En lo referente a la tipología de delitos que pueden ser denunciados, se incluyen aquellos delitos penales establecidos tanto en el Código Penal, cometidos por representantes legales o empleados en beneficio directo o indirecto de la empresa. Estos delitos pueden abarcar cuestiones como la intimidad personal y familiar, estafa, insolvencias punibles, daños informáticos, propiedad intelectual, secretos de empresa, publicidad engañosa, corrupción, blanqueo de capitales, fraude a las administraciones públicas, falsedades contables, entre otros.