Cada vez es más habitual que los grupos empresariales se planteen la misma duda de si es necesario que cada sociedad tenga su propio canal de denuncias o puede existir un único canal común para todo el grupo.
La respuesta es que sí, un grupo de empresas puede contar con un único canal de denuncias, siempre que esté correctamente diseñado, documentado y adaptado a la realidad de cada sociedad incluida.
El canal debe formar parte de un Sistema Interno de Información, con un procedimiento claro, un responsable designado y garantías suficientes de confidencialidad y protección de datos.
Además, es importante recordar que tener un canal común no elimina las obligaciones individuales de cada sociedad.
Qué debe tener un canal de denuncias de un grupo de empresas
Un canal de denuncias común para un grupo de empresas debe estar diseñado de forma clara y segura.
Para que funcione correctamente, debería incluir, además de los elementos propios del canal, los siguientes:
Identificación de las empresas
Debe quedar claro qué empresas del grupo están cubiertas por el canal común y cuáles están obligadas legalmente a contar con un Sistema Interno de Información.
Determinación de la empresa afectada por cada comunicación
El canal debería permitir indicar a qué empresa del grupo se refiere la denuncia o comunicación presentada. Esto ayuda a tramitar correctamente cada caso.
Política general del canal de denuncias
El grupo debe contar con una política común que explique la finalidad del canal, quién puede utilizarlo, qué hechos pueden comunicarse y qué garantías se ofrecen.
Procedimiento de gestión de comunicaciones
Debe existir un procedimiento que regule cómo se reciben, analizan, investigan y cierran las comunicaciones recibidas.
Ventajas de tener un único Canal de Denuncias para el grupo
Implantar un único canal de denuncias para todo el grupo puede aportar varias ventajas, siempre que esté correctamente configurado y documentado.
Entre las principales ventajas destacan:
- Reducción de duplicidades: evita que cada sociedad tenga que implantar herramientas, procedimientos o estructuras completamente independientes.
- Mejor aprovechamiento de recursos: permite centralizar medios técnicos, jurídicos y organizativos, especialmente cuando el grupo ya comparte departamentos internos.
- Mayor control documental: centralizar el sistema puede ayudar a ordenar mejor la documentación, los expedientes y las evidencias de cumplimiento.
- Mejor capacidad de respuesta: al existir una estructura común, el grupo puede reaccionar de forma más rápida y coordinada ante comunicaciones relevantes.
¿Cada sociedad debe tener su propio Responsable del Sistema?
En un grupo de empresas, puede existir un único Responsable del Sistema Interno de Información para todo el grupo, siempre que esta opción esté correctamente documentada.
En los grupos de empresas, existen varias posibilidades: se puede designar un responsable común para todas las sociedades o nombrar un responsable por cada empresa.
La elección dependerá de la estructura del grupo, del número de sociedades, del volumen de plantilla y de la actividad desarrollada.
