En los últimos años, muchas organizaciones han implantado su canal para cumplir con la Ley 2/2023, pero no siempre han revisado si el sistema sigue siendo adecuado, si la documentación está actualizada o si las personas responsables conocen realmente sus funciones.
Se trata de poder justificar que el canal está integrado dentro de un Sistema Interno de Información completo, seguro y operativo.
Importancia del Canal de Denuncias
Uno de los errores más habituales es pensar que el canal de denuncias se reduce a la herramienta utilizada para recibir comunicaciones. Sin embargo, el canal debe estar acompañado de una política interna, un procedimiento de gestión, una persona u órgano responsable, medidas de confidencialidad, control de plazos, registro de actuaciones y garantías frente a represalias.
Por tanto, una inspección podría revisar si ese enlace conduce a un sistema seguro, si las denuncias se gestionan correctamente y si la empresa puede demostrar que actúa conforme a un procedimiento previamente definido.
Qué puede revisar una inspección sobre el funcionamiento real del Canal de Denuncias
Una vez revisada la documentación, el siguiente paso es comprobar si el canal funciona realmente. La inspección puede fijarse en si el canal es accesible, si las comunicaciones se gestionan dentro de plazo, si existe trazabilidad y si se respeta la confidencialidad.
Accesibilidad y visibilidad del canal
La accesibilidad significa que el canal sea fácil de encontrar y de utilizar. Si el enlace está oculto, si la información es confusa o si el canal solo puede usarse mediante vías poco seguras, la empresa debería revisarlo.
Confidencialidad y control de accesos
La confidencialidad es uno de los elementos centrales del canal de denuncias. Se puede revisar quién tiene acceso a las comunicaciones, cómo se limita ese acceso y qué medidas se han adoptado para evitar filtraciones.
Lo recomendable es contar con una herramienta que permita identificar accesos, limitar permisos, conservar evidencias y mantener la información protegida.
Registro y trazabilidad de las comunicaciones
Si la empresa no puede reconstruir el recorrido de una denuncia, tendrá dificultades para demostrar que la gestionó de forma diligente.
La trazabilidad significa conservar evidencias de gestión bajo criterios de seguridad y acceso restringido.
Cumplimiento de plazos
La empresa debe tener un sistema para registrar fechas, generar alertas o hacer seguimiento de los expedientes, existe el riesgo de incumplir plazos o de no poder demostrar que se han cumplido.
Un sistema sin control de plazos puede generar inseguridad tanto para la empresa como para la persona informante.
Gestión de comunicaciones anónimas y confidenciales
El sistema debe estar preparado para explicar cómo se tramitan estas comunicaciones y cómo se mantiene la comunicación con la persona informante cuando no se conoce su identidad.
Cómo preparar la empresa antes de una inspección del canal de denuncias
La mejor forma de afrontar una inspección es no esperar a recibir un requerimiento. La revisión preventiva permite detectar errores, actualizar documentos y reforzar el funcionamiento del canal antes de que exista un problema.
- Revisar la documentación principal
- Comprobar el funcionamiento técnico del canal
- Formar a las personas responsables
- Actualizar la comunicación interna
- Revisar el sistema de protección frente a represalias
- Preparar una carpeta de evidencias
