A partir del 1 de diciembre, todas las empresas con una plantilla superior a 50 empleados deben implementar un canal de denuncias, conforme a lo establecido en la Ley 2/2023, del 20 de febrero. Esta ley, conocida como la Ley del Canal de Denuncias o de Protección del Denunciante, tiene como propósito asegurar la prevención y castigo de infracciones normativas y actos de corrupción dentro de las empresas. Además, busca salvaguardar la identidad y seguridad de los denunciantes.
Hay muchas empresas que han optado por implantar un software, pero la pregunta es ¿Todos cumplen los requisitos establecidos por la Ley 2/2023?
Requisitos Legales para implementar un Canal de Denuncias
En España, la implementación de un canal de denuncias debe cumplir con la normativa legal vigente, especialmente en áreas como protección de datos, derechos laborales y anticorrupción, estando establecido así en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿Es obligatorio permitir denuncias anónimas en un Canal de Denuncias?
Poder presentar denuncias de forma anónima es uno de los requisitos esenciales que establece la propia normativa en su artículo 7.3.
La posibilidad de realizar denuncias de forma anónima puede ser considerada como un factor importante para fomentar la participación de los empleados y para garantizar la confianza en el proceso de denuncia.
Pero del mismo modo que se permite la presentación de denuncias anónimas, también es necesario que la plataforma o software permita interponer denuncias identificadas, eso sí, siempre salvaguardando la privacidad y confidencialidad tanto del denunciante como de los hechos denuncias, protegiéndoles así de posibles represalias.
Medidas de seguridad que son esenciales para proteger la confidencialidad en un Canal de Denuncias
Proteger la confidencialidad es fundamental para garantizar la integridad del proceso y la seguridad de los denunciantes.
Algunas de las medidas de seguridad esenciales para proteger la confidencialidad en un canal de denuncias son:
Limitar el acceso al canal de denuncias solo a personal autorizado, como el equipo de cumplimiento, recursos humanos o un comité designado. Esto asegurará que solo las personas adecuadas tengan acceso a la información confidencial.
Utilizar tecnologías de cifrado para proteger la información transmitida a través del canal de denuncias. Esto evitará que terceros no autorizados accedan a la información confidencial mientras se transmite.
Asegurar de que las denuncias presentadas a través del canal se mantengan confidenciales y solo sean accesibles para las personas autorizadas que necesitan conocer la información para investigar adecuadamente la denuncia.
Proporcionar formación en materia de protección de datos o la formación específica de Delegado de Protección de datos, para todas aquellas personas que sean responsables del canal así como de la tramitación de las posibles denuncias.
También se debe dar formación y concienciación regular a los empleados sobre la importancia de mantener la confidencialidad en el proceso de denuncia y sobre las medidas de seguridad que deben seguir al utilizar el canal de denuncias.
Mantener actualizados todos los sistemas y softwares relacionados con el canal de denuncias para garantizar que estén protegidos contra las últimas amenazas de seguridad y vulnerabilidades conocidas.
¿Con tener el Software solo cumplo con la norma?
No, con un simple Software no cumples con la norma ya que ésta exige mucho más.
La Ley 2/2023 hace referencia a un “sistema interno de información”.
La configuración del Sistema interno de información debe reunir determinados requisitos, entre otros, su uso asequible, las garantías de confidencialidad, las prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección del informante.
Equívocamente, muchas empresas creen que con un simple software estás cumpliendo con la normativa pero esto no es así, ya que para cumplir con ella no solo debes tener la plataforma o software si no que además debes estar en disposición de una gran documentación que cumplimenta y engloba al canal como es el acuerdo de designación de los responsables del canal, el código de uso de canal y su procedimiento, un código ético y un código disciplinario, entre otros.
