¿Qué es exactamente un Canal de Denuncias y qué exige la ley?
Un Canal de Denuncias es un sistema confidencial que cuenta con medidas de seguridad avanzadas para proteger a las personas físicas en caso de que denuncien infracciones normativas.
Se trata de un medio accesible caracterizado por la transparencia comunicativa, la usabilidad y la protección de los informantes. Puede ser utilizado por los clientes, empleados, directivos, accionistas o proveedores.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, exige implantar un Sistema Interno de Información cuya finalidad sea fortalecer la cultura de la información, la integridad de las empresas y detectar y prevenir las amenazas al interés público.
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¿Qué empresas están obligadas al Canal de Denuncias?
Implementar un Canal de Denuncias es obligatorio para las empresas que cuenten con cincuenta o más personas trabajadoras y para las entidades públicas u organizaciones que gestionen fondos de la Unión Europea.
📢 Este sistema de información deberá integrase independientemente del sector de actividad al que se dedique la empresa y del volumen de facturación.
Cómo comprobar, paso a paso, si mi empresa debe tener Canal de Denuncias.
Si la organización cuenta con cincuenta o más personas trabajadoras, la implantación del canal es obligatoria sin importar el tipo de contrato o de jornada.
Algunas actividades están sujetas a obligaciones especiales que exigen tener el sistema interno de información incluso por debajo de los 50 empleados. Por ello es recomendable consultar la normativa específica de tu sector para comprobarlo.
Aquellas entidades que gestionan fondos públicos, participan en contratos con la Administración o reciben subvenciones pueden estar obligadas a implantar el sistema.
Requisitos mínimos del Canal de Denuncias si mi empresa está obligada.
Si tu empresa está obligada a implantar un Sistema Interno de Información, es importante saber que debe cumplir con una serie de requisitos mínimos:
Confidencialidad y Anonimato
Tu Canal debe garantizar la privacidad total del informante.
Accesibilidad
Debe ser de fácil acceso, entendiendo esto como sencillo de usar y de encontrar.
Admisión de cualquier formato de archivo
El Canal está en la obligación de permitir adjuntar cualquier tipo de prueba.
Protocolo de Uso y Código Disciplinario
Contar con un documento público donde se detallen los hechos denunciables, procedimientos, y consecuencias.
Protección de Datos
El tratamiento de los datos personales debe cumplir de forma rigurosa con las leyes de protección de datos (RGPD).
Tramitación
Realizar un procedimiento de investigación, análisis y seguimiento. Manteniendo informado al comunicante sobre el avance del caso.
Registro y Acuse de Recibo
El canal debe permitir registrar cada comunicación y emitir un acuse de recibo en los plazos legalmente establecidos.
Informe a Partes Interesadas
Garantizar una comunicación clara con todas las partes implicadas en el caso, asegurando que cada parte implicada dispone de la información necesaria para ejercer sus responsabilidades o derechos dentro del marco legal.
Además de estos requisitos mínimos, la empresa debe nombrar a un responsable del Canal de Denuncias que respalde la confidencialidad e independencia.
