Un Canal de Denuncias sin uso puede ser señal de una organización sana, pero también puede reflejar una implantación incompleta, falta de comunicación interna o miedo a posibles represalias.
¿Es un problema si nadie utiliza el Canal de Denuncias de mi empresa?
La normativa no exige recibir un número mínimo de comunicaciones ni sanciona a una empresa por no tener denuncias. Lo que sí exige es que el sistema esté correctamente implantado, que sea accesible, que garantice la confidencialidad, que tenga un procedimiento de gestión y que permita tramitar adecuadamente las comunicaciones que puedan recibirse.
La Ley exige que el sistema esté diseñado y gestionado de forma segura, garantizando la confidencialidad de la identidad de la persona informante, así como la protección de datos y la restricción de acceso a personal no autorizado. También exige que permita presentar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambas formas, y que cuente con una política y un procedimiento de gestión.
Qué hacer si nadie utiliza el Canal de Denuncias
Si el Canal de Denuncias no ha recibido ninguna comunicación, lo recomendable no es forzar su uso ni generar preocupación artificial. Lo adecuado es revisar, reforzar y documentar.
Revisar la visibilidad
Debe estar disponible en la web, preferiblemente desde la página de inicio o en una sección claramente identificable.
Reforzar la comunicación
Una comunicación breve, clara y periódica puede ser suficiente para recordar que el canal existe y que se gestiona con garantías.
Se puede comunicar como una herramienta de transparencia, prevención y protección para todas las personas que forman parte de la organización.
Formar a responsables y mandos intermedios
Muchas comunicaciones no llegan directamente al canal. A veces se trasladan a un responsable, a recursos humanos, a administración o a una persona de confianza.
Por eso, quienes ocupan posiciones de responsabilidad deben saber identificar cuándo una comunicación puede estar relacionada con el Canal de Denuncias y cómo actuar sin vulnerar la confidencialidad.
Revisar el procedimiento
El procedimiento debe ser claro y actualizado. Si es demasiado técnico o difícil de entender, puede que no sirva en la práctica.
Documentar las revisiones
Aunque no haya comunicaciones, la empresa puede documentar las revisiones realizadas. Esto permite acreditar que el sistema no está abandonado.
¿Puede sancionarse a una empresa si nadie usa el Canal de Denuncias?
El riesgo no está en que nadie denuncie. Si no en tener un canal mal comunicado, sin garantías, sin responsable, sin procedimiento o sin capacidad real de gestión.
La cuestión es si la empresa obligada dispone de un Sistema Interno de Información conforme a la Ley 2/2023, dado que, el incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema Interno de Información en los términos exigidos por la ley, se considera infracción muy grave.
