Es fundamental decidir con claridad qué información se va a solicitar a la persona denunciante en el Canal de Denuncias. La finalidad debe ser contar con un sistema útil, equilibrado y eficaz, que facilite la gestión de las comunicaciones sin perder de vista el respeto a quien denuncia.
A continuación, veremos qué datos conviene solicitar, cuáles pueden dejarse como opcionales y qué información es preferible no pedir.
¿Es obligatorio identificarse en un Canal de Denuncias?
Una de las primeras dudas que surgen al diseñar un canal de denuncias es si se debe exigir al denunciante que se identifique. La respuesta es clara: no es obligatorio.
Sin embargo, entender bien cada opción es clave para tomar una buena decisión.
Permitir denuncias anónimas no es solo una opción, sino que en la práctica se ha convertido en un elemento esencial de cualquier canal de denuncias. Muchas personas no comunicarían una irregularidad si tuvieran que revelar su identidad.
El miedo a represalias, a conflictos internos o a consecuencias profesionales sigue siendo una barrera real en muchas organizaciones. Por eso, cuando ofrecemos la posibilidad de denunciar de forma anónima:
- Aumentamos el número de comunicaciones recibidas.
- Facilitamos que salgan a la luz situaciones que de otro modo permanecerían ocultas.
- Generamos una mayor percepción de seguridad en la plantilla.
Las denuncias en las que el informante decide identificarse también aportan ventajas claras. Entre ellas, destacamos:
- Permiten mantener una comunicación directa durante la investigación.
- Facilitan la solicitud de aclaraciones o ampliaciones de información.
- Pueden aportar mayor contexto o credibilidad en determinados casos.
En este sentido, no se trata de elegir entre un modelo u otro, sino de ofrecer ambas posibilidades con garantías reales.
Datos que se deben solicitar en el Canal de Denuncias
Aquí se debe pedir solo aquello que realmente es necesario para entender y analizar los hechos.
Descripción de los hechos
La descripción de los hechos es la clave de cualquier denuncia. Conviene que el canal incluya un espacio amplio y visible para que el denunciante pueda relatar qué ha sucedido, cómo ocurrió y por qué considera que se trata de una irregularidad o una conducta inadecuada. Este relato debe poder hacerse con libertad, sin excesivas limitaciones de caracteres ni formularios demasiado rígidos.
Tipo de denuncia
Además del relato libre de los hechos, resulta útil solicitar el tipo de denuncia o la categoría general en la que la persona considera que encaja la comunicación. Esto sirve para ayudar a clasificar la información desde el inicio, dirigir la comunicación hacia el equipo o persona responsable más adecuada, y facilitar la priorización y el tratamiento interno.
El canal puede permitir seleccionar si la comunicación guarda relación con fraude, acoso, conflictos de interés, irregularidades contables, u otros. Conviene que exista también una opción abierta, como “otro”, para evitar que el denunciante se bloquee si no encuentra una categoría exacta.
Testigos
Pedir la posible existencia de testigos no significa exigir al denunciante que identifique a todo posible testigo con precisión total. Basta con que indique, si lo sabe, quién podría haber visto lo ocurrido o quién podría confirmar determinados extremos.
Los testigos pueden ser una fuente importante de contraste, especialmente cuando no existen documentos o evidencias materiales inmediatas. Por eso, incluir este punto dentro de los datos esenciales suele ser una buena decisión.
Evidencias o pruebas disponibles
Siempre que sea posible, el canal debe prever la posibilidad de adjuntar o describir evidencias o pruebas disponibles. Este punto puede incluir documentos, correos electrónicos, capturas de pantalla, mensajes, audios, fotografías, informes o cualquier otro archivo que ayude a respaldar los hechos relatados.
Debemos recordar que la ausencia de pruebas no invalida automáticamente la denuncia. Muchas comunicaciones relevantes llegan precisamente en una fase inicial en la que la persona informante solo conoce lo ocurrido, pero no tiene acceso directo a documentación.
Qué datos no se deben pedir en el Canal de Denuncias
Un canal de denuncias puede no funcionar correctamente no solo cuando falta información, sino también cuando se solicita más de la necesaria, se piden datos de forma desproporcionada o se transmite a la persona informante una sensación de exposición o inseguridad que podría haberse evitado.
Datos irrelevantes o excesivos
Uno de los errores más comunes es incorporar al formulario datos que no guardan una relación real con la denuncia. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se solicitan datos personales innecesarios, información sensible sin justificación o detalles que no aportan valor a la investigación.
Por eso, debemos solicitar aquello que tenga una utilidad real y directa para la gestión de la denuncia.
Pruebas imposibles de obtener
Debemos evitar preguntas que den a entender que solo se tramitarán comunicaciones si vienen acompañadas de pruebas cerradas o de un nivel de acreditación que resulta irreal.
Información que comprometa su anonimato
Si el canal admite denuncias anónimas, debemos cuidar al máximo que el propio diseño del sistema no termine revelando indirectamente la identidad de la persona. Esto incluye tanto los campos del formulario como los aspectos técnicos de la herramienta.
La protección del denunciante en el Canal de Denuncias
Un canal de denuncias solo funciona de verdad cuando las personas confían en él. Esto se construye cuando el formulario no invade, el sistema permite el anonimato, la información se trata con confidencialidad y la persona entiende que comunicar una irregularidad no la va a poner en una situación de riesgo.
Además, la protección del denunciante no termina en el formulario. También exige procedimientos internos claros, una gestión responsable de cada caso y una cultura organizativa que entienda el canal como una herramienta de integridad, no como una amenaza.
