La implantación del Canal de Denuncias es hoy una obligación legal para muchas empresas, pero también uno de los ámbitos donde se concentran más errores de cumplimiento.
Estos errores pueden convertir una obligación en una fuente de sanciones y conflictos.
Identificar los fallos es el primer paso para implantar un canal de denuncias eficaz, seguro y conforme a la Ley 2/2023.
Error 1: Considerar el canal de denuncias solo como un recurso tecnológico.
Implantar correctamente un canal de denuncias conforme a la Ley 2/2023 implica mucho más que “ponerlo en marcha”.
Uno de los errores más extendidos es entender el canal de denuncias como si se tratara solo de una herramienta tecnológica. En muchos casos, se empresa instala una plataforma y se da el proceso por finalizado. Sin embargo, es un sistema de gestión que debe integrarse en la estructura de la organización.
Cuando el canal se limita a un recurso técnico las denuncias no se gestionan de forma homogénea, los plazos legales se dilatan, no queda constancia adecuada de las actuaciones realizadas y, ante una inspección, la empresa está sometida a sanciones.
Error 2: No garantizar anonimato y confidencialidad.
Si existe la mínima duda sobre la confidencialidad del sistema, el canal deja de cumplir su función principal. En algunos casos, el anonimato se ve comprometido por aspectos técnicos, en otros, por una gestión interna deficiente, donde demasiadas personas pueden acceder a la información sensible.
Un canal de denuncias eficaz debe garantizar la confidencialidad desde el primer momento, permitiendo una comunicación segura con el denunciante sin revelar su identidad. Esta protección no solo es una exigencia legal, sino una condición imprescindible para que el sistema sea utilizado.
Cuando el anonimato está bien resuelto, el canal gana legitimidad, se incrementa su uso y la empresa obtiene una visión más temprana y realista de los riesgos interno.
Error 3: Falta de comunicación y formación interna.
Cuando el canal no se comunica adecuadamente, su impacto es mínimo.
La Ley 2/2023 no solo exige la existencia del canal, sino que este sea accesible y comprensible para todos los potenciales informantes. La ausencia de una comunicación clara puede interpretarse como una implantación sin verdadera voluntad de fomentar la denuncia interna de irregularidades.
A esta falta de comunicación suele sumarse la ausencia de formación como una explicación sobre cómo funciona el canal de denuncias, cuáles son los plazos de respuesta o cómo se protege al denunciante. La formación debe entenderse como un proceso continuo que refuerce la cultura ética y el compromiso de la organización con el cumplimiento normativo.
Desde una perspectiva estratégica, comunicar y formar adecuadamente mejora la prevención de riesgos y refuerza la imagen de la empresa como una organización transparente y responsable.
Error 4: Proceso de denuncia complejo o inaccesible.
Otro error frecuente al implantar un software de canal de denuncias es diseñar un proceso complejo, poco intuitivo o difícil de utilizar. En estos casos, aunque el canal exista y se haya comunicado, la experiencia del usuario se convierte en una barrera para su uso efectivo.
La accesibilidad es un elemento clave, por lo que debe poder utilizarse de forma sencilla, desde distintos dispositivos y sin conocimientos técnicos previos. Además, el denunciante tiene que poder realizar el seguimiento de su comunicación de manera segura, manteniendo el anonimato cuando así lo desee.
Un canal de denuncias bien diseñado facilita la detección temprana de irregularidades y contribuye a una gestión más eficaz y ordenada de los riesgos internos.
Error 5: No cumplir con los plazos legales.
Por último, uno de los errores con mayor impacto legal al implantar un canal de denuncias en la empresa es el incumplimiento de los plazos establecidos para la gestión de las comunicaciones recibidas.
La Ley 2/2023 establece obligaciones concretas en relación con el acuse de recibo, el seguimiento de la denuncia y la respuesta al informante. Sin embargo, en la práctica, muchas empresas no disponen de mecanismos eficaces para controlar estos tiempos. Las denuncias se reciben, pero quedan sin atender, se gestionan fuera de plazo o no se documenta adecuadamente cada actuación realizada, y esto puede derivar directamente en sanciones.
Cumplir los plazos no solo reduce el riesgo de sanción, sino que transmite un mensaje claro de compromiso con el cumplimiento normativo y la protección de los informantes.
