Uno de los aspectos más importantes en la gestión de un canal de denuncias es el respeto a los plazos establecidos para tramitar las comunicaciones recibidas.
Cuando una persona presenta una denuncia, la empresa debe garantizar tanto la correcta investigación de los hechos como la protección de todas las personas implicadas.
La normativa vigente establece una serie de tiempos orientativos y obligaciones que permiten asegurar que las denuncias no queden sin respuesta ni se prolonguen indefinidamente.
Acuse de recibo
El primer paso tras recibir una comunicación a través del canal de denuncias es confirmar a la persona informante que su denuncia ha sido recibida correctamente. Este proceso se conoce como acuse de recibo y es una garantía para asegurar que la comunicación ha entrado en el sistema y será analizada.
Esta confirmación no implica que la denuncia haya sido aceptada o validada, sino que la organización ha iniciado el proceso de revisión.
Investigación de la denuncia
Con carácter general, la empresa debe notificar si la denuncia se valida o no en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
Si la denuncia se valida comienza la etapa de investigación, donde la empresa analiza los hechos, recopila información relevante y valora si existen indicios suficientes que confirmen la irregularidad denunciada.
En muchos casos, la complejidad de la denuncia determinará la duración de esta fase, ya que no es lo mismo investigar una irregularidad administrativa que un posible fraude o una conducta grave dentro de la organización.
Resolución
Una vez finalizada la investigación, la empresa debe adoptar una decisión sobre la denuncia recibida. Esta fase se conoce como resolución y consiste en determinar si los hechos denunciados son fundados y qué medidas deben adoptarse en consecuencia.
La normativa establece que el proceso completo, desde la recepción de la denuncia hasta la respuesta final a la persona informante, no debería superar los tres meses. Este plazo puede ampliarse 3 meses en determinadas circunstancias cuando la complejidad del caso lo justifique.
En todos los casos, la empresa debe garantizar que el proceso se ha llevado a cabo de manera imparcial, documentada y respetando los derechos de todas las partes implicadas.
¿Qué ocurre si no se cumplen los plazos?
El incumplimiento de los plazos en la gestión del canal de denuncias puede generar diferentes problemas para la empresa, tanto desde el punto de vista organizativo como legal.
Además, no respetar los tiempos establecidos puede suponer un incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el sistema interno de información. Esto podría derivar en sanciones o responsabilidades administrativas.
Cuando el canal de denuncias se gestiona correctamente y dentro de los tiempos establecidos, no solo se cumple con la normativa vigente, sino que también se refuerza la confianza de la plantilla y se contribuye a crear un entorno laboral más transparente y seguro.
