Cuando una empresa implanta un canal de denuncias, suele centrarse en aspectos como la plataforma o el procedimiento interno. Sin embargo, uno de los puntos que más problemas genera es el nombramiento de la persona responsable.
Nombrar al responsable del canal de denuncias supone elegir a una persona que deberá actuar con criterio y capacidad de gestión ante información sensible. Por eso, cuando se hace sin una valoración adecuada, el canal puede perder credibilidad.
No definir el cargo
El problema de no definir correctamente el cargo del responsable es que no deja claro qué papel tiene realmente. Si el nombre transmite confusión, se puede trasladar también a las funciones, a la documentación interna y a la operativa del canal de denuncias.
Designar a alguien sin autonomía
Muchas empresas nombran a personas que, por su puesto dentro de la empresa, pueden estar condicionadas por relaciones personales o por depender directamente de alguien que podría verse afectado por una denuncia. Cuando esto ocurre, el canal pierde credibilidad.
Por eso, además de su puesto, conviene comprobar si puede actuar con autonomía y mantenerse al margen de posibles conflictos internos.
No formalizar el nombramiento
Otro error es no formalizar correctamente el nombramiento. A veces la empresa decide internamente quién llevará el canal, lo comenta de manera verbal, pero no lo incorpora de forma ordenada en su documentación interna.
Formalizarlo es una manera de reforzar el canal y de dejar constancia de que hay detrás una estructura interna organizada.
No definir cuáles son sus funciones
Cuando las funciones no están bien definidas, pueden producirse retrasos, errores en la tramitación o incluso una falta de reacción ante denuncias que requerían una actuación más estructurada.
También hay que concretar el alcance del cargo para que el canal pueda funcionar con orden.
No facilitar los recursos que necesarios
Para que el canal de denuncias funcione, no basta con una designación formal. Hace falta que esa designación vaya acompañada de recursos, respaldo interno y capacidad de actuación. De lo contrario, el sistema queda debilitado y la empresa corre el riesgo de tener un canal solo aparente, pero no eficaz.
