En un contexto donde la transparencia, la ética corporativa y el cumplimiento normativo son pilares del buen gobierno, implantar un canal de denuncias se ha convertido en una necesidad ineludible para las empresas.
La entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y la Directiva (UE) 2019/1937 sobre protección de las personas que informan de infracciones del Derecho de la Unión, obliga a las organizaciones a disponer de un sistema interno eficaz, seguro y confidencial.
Pero más allá del requisito legal, un canal bien gestionado es una herramienta estratégica: permite detectar irregularidades antes de que escalen, prevenir riesgos reputacionales y reforzar la confianza interna.
En este artículo te explicamos paso a paso cómo implantar un canal de denuncias cumpliendo la normativa, con ejemplos prácticos, recomendaciones y las claves para hacerlo de forma sencilla y efectiva.
¿Qué es exactamente un canal de denuncias?
Una herramienta de cumplimiento y transparencia
Un canal de denuncias (también conocido como canal interno de información o whistleblowing channel) es un medio seguro que permite a empleados, proveedores o terceros comunicar irregularidades, incumplimientos legales o éticos, sin temor a represalias.
El canal puede adoptar distintas formas (plataforma digital, buzón físico, correo electrónico, teléfono o incluso reuniones presenciales), pero siempre debe garantizar tres principios esenciales:
Confidencialidad y anonimato del denunciante.
Seguridad de la información mediante sistemas cifrados y trazables.
Gestión diligente y seguimiento del caso en los plazos marcados por la ley.
Marco legal vigente en España
Desde la aprobación de la Ley 2/2023, las empresas y entidades públicas con más de 50 personas trabajadoras tienen la obligación de establecer un canal interno de información.
Esta ley transpone la Directiva europea y establece obligaciones claras:
Designar un responsable del sistema.
Garantizar el anonimato y la confidencialidad.
Dar acuse de recibo en un máximo de 7 días.
Finalizar la investigación en un plazo máximo de 3 meses.
Proteger a las personas informantes frente a represalias.
El incumplimiento puede acarrear sanciones de hasta 1.000.000 € y graves daños reputacionales.
Por tanto, la implantación del canal no es una formalidad, sino una medida de cumplimiento estratégico.
Cómo implantar un canal de denuncias paso a paso
A continuación, te explicamos las fases esenciales para implantarlo correctamente y asegurar que cumple todos los requisitos legales y éticos.
1. Diagnóstico inicial y definición del alcance
Antes de elegir una herramienta o proveedor, es fundamental analizar la estructura de la organización:
¿Cuántos empleados tiene?
¿En cuántos centros o sedes opera?
¿Existen ya políticas de cumplimiento o ética empresarial?
Este diagnóstico inicial permitirá definir el alcance del canal (interno, externo o mixto), los tipos de denuncias aceptadas y las personas responsables de su gestión.
💡 Consejo: Aprovecha este proceso para revisar tu Código Ético o Plan de Cumplimiento. Ambos deben alinearse con el canal.
2. Selección del software o sistema de canal
Hoy en día, lo más recomendable es utilizar un software especializado que cumpla con la Ley 2/2023, garantice la protección de datos y facilite la trazabilidad.
Una plataforma profesional como Tucanaldedenuncias.com ofrece:
Anonimato completo para el informante.
Comunicación bidireccional cifrada con el gestor del caso.
Gestión automatizada de plazos, alertas y registros.
Cumplimiento RGPD y Ley 2/2023.
Acompañamiento legal y técnico.
Además, puede configurarse fácilmente sin conocimientos informáticos, adaptándose a la identidad corporativa de la empresa y a sus procesos internos.
3. Designación del responsable del sistema
La Ley exige que la empresa nombre formalmente un Responsable del Sistema Interno de Información.
Este perfil debe actuar con independencia, imparcialidad y confidencialidad, y ser el encargado de:
Recibir las denuncias.
Coordinar la investigación.
Garantizar la confidencialidad.
Cumplir con los plazos legales.
Elaborar informes y estadísticas.
En pequeñas empresas, esta función puede delegarse en un proveedor externo especializado, lo cual garantiza neutralidad y confidencialidad.
4. Creación del procedimiento interno
El canal debe estar respaldado por una política o reglamento interno que detalle:
Cómo presentar denuncias.
Quién puede denunciar.
Plazos de acuse de recibo y resolución.
Derechos del denunciante y del denunciado.
Medidas de protección y prohibición de represalias.
Este documento debe comunicarse a toda la plantilla y ponerse a disposición en la intranet o en la web corporativa.
🔍 Ejemplo práctico: En empresas medianas, suele incluirse como anexo dentro del Plan de Igualdad o del Código Ético.
5. Comunicación y formación interna
Un canal de denuncias solo será eficaz si las personas saben que existe y confían en él.
Por ello, es vital comunicarlo de forma clara y accesible mediante:
Correos corporativos y cartelería informativa.
Formaciones breves o cápsulas e-learning.
Inclusión en la bienvenida de nuevos empleados.
La comunicación debe enfatizar que el canal es una herramienta de mejora y protección colectiva, no un mecanismo de vigilancia.
6. Gestión, seguimiento y archivo de casos
Una vez en funcionamiento, las denuncias recibidas deben gestionarse siguiendo un protocolo transparente:
Recepción y acuse de recibo (≤ 7 días).
Evaluación de admisibilidad.
Investigación y recopilación de evidencias.
Informe de conclusiones.
Medidas correctoras y cierre del caso (≤ 3 meses).
Todo el proceso debe quedar documentado y protegido, respetando la confidencialidad y la presunción de inocencia de todas las partes.
7. Evaluación y mejora continua
Finalmente, el canal debe revisarse periódicamente para detectar áreas de mejora, actualizar protocolos y garantizar su eficacia.
Las auditorías internas y los informes estadísticos permiten valorar:
Número y tipo de denuncias.
Tiempo medio de resolución.
Nivel de satisfacción o confianza interna.
La mejora continua del sistema refuerza la cultura ética y demuestra compromiso real con la integridad empresarial.
Errores comunes al implantar un canal de denuncias
Aunque parezca un proceso sencillo, muchas organizaciones cometen errores que pueden invalidar su cumplimiento:
❌ Usar un simple correo electrónico sin cifrado ni control de acceso.
❌ No garantizar el anonimato o revelar datos del denunciante.
❌ No responder dentro de los plazos legales.
❌ Carecer de política interna formal.
❌ Falta de comunicación o formación del personal.
Evitar estos fallos es clave para que el canal sea una herramienta de confianza y no un trámite burocrático.
